Derfor er erhvervstelefoni vigtig

Du kender det fra dig selv. Hvis du hænger i røret i lang tid, inden du kan komme til at tale med den rette person i en virksomhed, begynder du så småt at blive irriteret. Er du en ny kunde, der gerne vil bestille en vare eller købe en serviceydelse, begynder du at overveje at ringe til en anden tilsvarende virksomhed, hvis ventetiden er for lang.

Den første telefonkontakt har stor indflydelse på kunders opfattelse af en virksomhed, og det er derfor afgørende, at den indledende kontakt forløber så effektivt og hurtigt som muligt.

En undersøgelse viser, at halvdelen af alle opkald til virksomheder, som ender med at kunden lægger røret på, afbrydes af kunden i løbet af de første 15 sekunder. De mistede opkald kan betyde, at virksomheden går glip af nye ordrer eller mister eksisterende kunder. Hvad det betyder i kroner og ører afhænger selvfølgelig af den enkelte virksomhed, men det er tab, som kunne være undgået med en professionel telefoniløsning. Samtidig vil en dårlig telefoniløsning skabe frustration og utilfredshed blandt dine medarbejdere, da de ikke kan yde en optimal kundeservice.

Erhvervstelefoni med personlighed

Har din virksomhed en ordentlig telefoniløsning, giver du din potentielle kunde en god oplevelse ved første henvendelse til virksomheden. Derudover får dine eksisterende kunder mulighed for hurtigt at komme til at tale med den rette person, samt stiller du værktøjer til rådighed for dine medarbejdere, så kan de let og ubesværet yde en god kundeservice. Det er med til at understrege virksomhedens professionelle serviceniveau med en hurtig og personlig betjening.  

Erhvervstelefoni har en lang række funktioner, der kan hjælpe virksomheden med at få gladere kunder i røret. Det kan eksempelvis være integration med tids- og kalenderstyring, så omstillingen har fuldstændigt overblik over, hvem der er til stede i virksomheden. Kombineres det med en ringegruppe-løsning, kan man eksempelvis sørge for, at alle telefoner i kundeservice- eller salgsafdelingen ringer på samme tid, så opkaldet bliver besvaret så hurtigt som muligt. 

Den gode telefoniløsning vil også kunne slå opkaldsnummeret op i Krak og Eniro, så oplysninger om opkaldsnummeret vises til medarbejderen, der tager opkaldet. Har virksomheden udenlandske kunder, kan en god telefoniløsning identificere, hvilket land et opkald kommer fra og afspille en velkomsthilsen på kalderens modersmål samt sørge for, at en medarbejder, der taler kalderens sprog, kan besvare opkaldet.

Med automatisk opkaldsstyring, som bør indgå i en god telefoniløsning, kan et indkommende opkald automatisk viderestilles til en bestemt afdeling eller en specifik medarbejder, hvilket er den ultimative personalisering af telefonhåndtering i virksomheden.

Bedre samarbejde og mindre stress

Det er ikke kun potentielle og eksisterende kunder, som du kan gøre gladere med en god telefoniløsning. Dine medarbejdere vil med tids- og kalenderstyringen få bedre mulighed for at finde frem til den kollega, som en kunde ønsker at tale med. Er kollegaen eksempelvis på farten, kan der nemt og hurtigt stilles om til vedkommendes mobil. Det skaber mindre stress hos dine medarbejdere, da det også er nemmere at finde frem til hjemmearbejdende kollegaer. Det kan også styrke interne samarbejde i virksomheden, selv i en tid hvor flere arbejder hjemmefra.

Identificer tabte opkald

Den personlige skræddersyede telefonbetjening vil være guld værd for en virksomhed, der sætter en ære i at yde en god personlig betjening samt have glade og effektive medarbejdere. 

En anden fordel med en professionel erhvervstelefoniløsning er muligheden for at opsamle statistik om opkaldene til virksomheden. Med en simpel løsning kan der eksempelvis følges op på, hvor mange mistede opkald virksomheden har haft, hvornår de fandt sted, og hvem der ringede. Det giver mulighed for, at virksomheden kan planlægge at dække eventuelle peak-perioder, hvor der er brug for ekstra bemanding af telefonerne. 

Bevæbnet med statistik information om virksomhedens opkald kan man også begynde at optimere den automatiske opkaldsstyring, så opkaldene fra diverse kunder fordeles bedst muligt på forskellige afdelinger og enkelte medarbejdere.

Hvad var det vi aftalte helt præcist?

Den gode telefoniløsning til en virksomhed bør også give mulighed for en enkel måde at optage telefonsamtaler. Det kan være en fordel, hvis en medarbejder bliver i tvivl om detaljerne i en kompliceret sag. De optagne telefonsamtaler kan efterfølgende også anvendes til dokumentation og eksempelvis oplæring af nye medarbejdere i kundeservice-afdelingen.

Den gode telefoniløsning har en række funktioner, som din virksomhed kan gøre brug af, så du ikke får frustrerede kunder, men derimod gladere kunder i røret og tilfredse medarbejdere i virksomheden.