3 måder at få gladere kunder i røret

1. Undgå at kunderne ringer forgæves

Det er ikke altid muligt at besvare alle opkald. Men det betaler sig at gøre sig umage, hvis du vil have loyale kunder – og ikke miste nye salgsmuligheder. 

En tidssvarende telefoniløsning med omstilling har tidsstyring, som sikrer at jeres kunder altid bliver mødt af en professionel og veloplagt velkomsthilsen. Det gælder uanset, om de ringer indenfor åbningstid, udenfor åbningstid eller når I holder ferie.

Undgå at kunderne ringer forgæves med disse 3 tele-funktioner:

#1 Velkomsthilsen

Byd kunderne velkommen med en professionel velkomsthilsen, inden de bliver stillet om til jer. Forny jeres velkomsthilsen efter behov og årstider. Når det er gjort godt, er det med til at styrke jeres kundeservice.

#2 Ring tilbage

Med en ’Ring Tilbage’-funktion får dine kunder mulighed for at springe køen over, hvis ventetiden bliver for lang. Kundens telefonnummer bliver sendt til jer på mail med besked om at ringe tilbage - eller det kan foregå helt automatisk, hvor telefonsystemet automatisk ringer tilbage ved jeres først ledige medarbejder. 

#3 Statusvisning    

Tjek om kollegerne er optaget eller ledige på mobil, bordtelefon og kalender. Så undgår I at give travle kunder den frustrerende oplevelse at blive stillet frem og tilbage mellem optagede medarbejdere.

2. Skær ned på ventetiden

En velkomsthilsen kan være super. Men dine kunder gider ikke hænge for længe i røret til temasangen fra ”Titanic” i panfløjteudgave.

I en mindre virksomhed med få ansatte kan det være vigtigt at kunne stille sin telefon videre, når man er ude af huset. I en større virksomhed, hvor medarbejderne i salgsafdelingen for eksempel sidder spredt, kan det være smart, at flere bliver ringet op samtidigt, så den første ledige medarbejder besvarer opkaldet. 

Logikken er til at føle på: Ethvert mistet opkald er en potentiel kunde.  Hvis du ikke svarer, gør konkurrenten det nok.

Skær ned på kundernes ventetid med disse 3 tele-funktioner:

#1 Ringegruppe 

Fx kan alle telefoner i kundeservice- eller salgsafdelingen ringe samtidig. Så kan ledige medarbejdere besvare opkald hurtigere, hvilket kan være særligt interessant, hvis I måler på svartider.

#2 Tids- og kalenderstyring

Fortæl kunderne, når der er lukket, ferie eller helligdag. Og sæt det op, så det sker helt automatisk på det rigtige tidspunkt. Her kan du overveje at give kunderne mulighed for at lægge en besked, så ingen ringer forgæves.

#3 Træk et opkald

Med vores IP bordtelefoner eller IP trådløse telefoner kan du nemt trække et opkald ind fra en vilkårlig telefon, hvis en kollega bliver ringet op uden at være til stede. Så kan du tage imod en besked, i stedet for at kunden ringer forgæves.

3. Målret din kundebetjening

Det virker professionelt at blive mødt af en serviceminded medarbejder, der kender dit navn og ved, hvilke produkter og ydelser, der er brug for.

I en virksomhed med flere afdelinger kan en tastemenu spare jer for overflødige tidsrøvere og samtaler med kunder, der er gået forkert i byen. 

Men også i en mindre virksomhed kan skræddersyet kundeservice (på telefonen) gøre smilet på kunderne større. 

Målret din kundebetjening med disse 3 tele-funktioner:

#1 Opslag på 118.dk

Se navn og nummer på den der ringer via din IP fastnettelefons display, som automatisk slår nummeret op på 118.dk

#2 Landekodestyring

Goddag, Hallo, Guten Tag, Bonjour, Hola, Ni Hao. Har I kunder fra mange lande? Så er det smart, hvis dit telefonsystem hjælper med at identificere, hvilket land opkaldet kommer fra. Lav velkomsthilsen på flere sprog, eller få systemet til at dirigere opkald fra fx Frankrig til en fransktalende kollega.

#3 Indtast et tal / sig et nummer

Her gør du det muligt for kunden at indtaste eller indtale sit cpr-nummer eller kundenummer, så du kan målrette din kundebetjening, før du besvarer opkaldet.